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La question de la conservation et de l’archivage des documents administratifs en crèche est récurrente.

Cet article vous permet de savoir quoi et comment conserver vos documents.

Conditions de conservation

Information aux familles et au personnel

Le RGPDE impose une information aux usagers sur leurs droits (d’information, de rectification, d’opposition) ainsi que sur les délais de conservation des données personnelles. Les familles concernées doivent préalablement être informées de la conservation de leurs données personnelles, au sein du dossier, et doivent donner leur consentement pour cette conservation. Pensez à l’insérer dans le règlement de fonctionnement ou dans le contrat d’accueil.

Le passage par la case CNIL est donc indispensable (sauf si vous gérez tout sans aucun outil informatique). Un article dédié vous permettra d’en savoir plus sur ces formalités. Vous pouvez y accéder directement par ici.

Dans ce cadre, les données personnelles

  • Des usagers sont conservées pendant 5 ans
  • Du personnel sont conservées selon le tri suivant :
    • dans le respect des délais indiqués par la réglementation du code du travail pour les éléments relatifs au contrat de travail
    • à détruire 1 an après le départ du salarié : coordonnées de contact, CV, diplôme, photos…

Format de conservation

Papier ou numérique ?

Les deux sont conformes comme l’indique l’article 1366 du code civil qui prévoit que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Pour aller plus loin

L’informatisation des données impose également un archivage. Pour en savoir plus, rendez-vous sur l’article consacré à la CNIL.

Durées de conservation

Documents concernant les locaux

documents crèche conservation stéphanie disant

Documents civils et commerciaux

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Pièces comptables

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Dispositions supplémentaires pour les EAJE :

  • Conventions : le temps de validité
  • Éléments mis à disposition pour la CAF, MSA : 5 ans

Documents fiscaux

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Les associations doivent conserver pendant 6 ans le double des reçus de dons.

Documents sociaux

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Le cas des associations :

  • Conservation illimitée  :
    • Déclaration de l’association et récépissé de la déclaration
    • Copie de la demande d’insertion au Journal officiel et extrait du journal officiel (JOAFE) dans lequel apparait la déclaration
    • Statuts (toutes les versions)
    • Règlements intérieurs (toutes les versions)
    • Liste des dirigeants et membres successifs

 

  • Conservation pendant 5 ans :
    • Convocation et procès verbaux des assemblées générales
    • Feuilles d’émargement, pouvoirs
    • Bilan d’activités
    • Rapports du commissaire aux comptes

RH

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S’ajoutent à ce tableau :

  • Les déclarations de prélèvement à la source : 6 ans
  • Les CV et lettres de motivations : 2 ans, sauf accord express du candidat pour rester dans le « vivier »
  • Géolocalisation de salariés : 2 mois
  • Accès aux locaux : 3 mois, sauf pour prouver le temps de travail où le délai passe à 5 ans
  • Enregistrement des appels téléphoniques : 6 mois
  • DUERP : 40 ans
  • En cas d’aide publique pour l’emploi dans le cadre du plan national de relance financé par l’UE (aide à l’embauche des jeunes, travailleurs handicapés, contrats aidés conclus en 2021, alternance : 10 ans

Documents spécifiques aux EAJE

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Pour les crèches familiales :

  • Relevé d’heures des assistantes maternelles : 10 ans
  • Compte-rendu des visites à domicile : 3 ans

Pour les Relais Petite Enfance :

  • Liste des assistants maternels agrées : 1 an
  • Planning d’activités : 1 an
  • Bilan et rapport d’activité : 3 ans

HACCP :

  • Plateau témoin : 5 jours
  • Étiquettes produits :
    • 6 mois pour les denrées à DLC < à 3 mois
    • 5 ans pour les autres produits

Qualité de l’air : 

Conserver les rapports des deux dernières campagnes de mesures.

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