Le rapport d'activité : facile et utile !
Rituel du début d’année, le rapport d’activité peut s’avérer être fastidieux à rédiger.
Souvent perçu comme chronophage, pouvant faire vivre le syndrome de la page blanche, le rapport d’activité peut s’avérer être très utile dans la gestion de votre crèche.
Les différents axes du rapport d'activité
Il n’est pas question de renseigner dans le détail l’intégralité des items proposés, mais de savoir ce qu’il peut contenir et surtout de le concevoir avec du sens : que mettre dedans pour valoriser mon équipe, nos actions ? Que faire ressortir pour défendre un projet ? Comment justifier des choix pédagogiques, sociaux, stratégiques ?
La trame du rapport d'activité
L’introduction
L’introduction permet de repositionner la structure dans son environnement institutionnel.
Elle présente l’établissement, le gestionnaire, la commune d’implantation, les jours et horaires d’ouverture, les dates de fermetures ainsi que l’agrément (le nombre de place en accueil régulier / occasionnel et le nombre d’assistants maternels pour les crèches familiales).
L’introduction est l’endroit où indiquer tout changement dans l’année concernée par le rapport, notamment ceux ayant un impact sur les droits à la Prestation de Service Unique (comme un agrément ou des horaires modifiés, des fermetures exceptionnelles…).
Le rappel des objectifs de l’année écoulée
Après un rappel des lignes directrices du projet éducatif (à joindre s’il a été modifié en cours d’année), cette partie vous permet de faire le point sur les objectifs fixés : atteints complètement, partiellement ou pas du tout et d’en expliquer les raisons.
Sans conséquences sur les droits à la PSU, la CAF souhaite simplement avoir une visibilité sur ce qui s’est passé concrètement dans la structure, les moyens déployés pour atteindre vos objectifs pédagogiques et éventuellement les freins rencontrés.
La fréquentation de la structure
Il s’agit dans cette partie du rapport de détailler votre activité principale : l’accueil des enfants et de leur famille. Le rapport d’activité est donc le document complémentaire au bilan d’activité (qui recense les heures facturées et réelles des enfants entre autres). Il est indispensable pour la compréhension de l’activité de l’année et ainsi valider les droits à la PSU. Dans le cas d’un écart trop important entre les actes réels et facturés, la CAF se questionnerait sur la gestion de la structure et pourrait intervenir pour faire respecter son cadre réglementaire (notamment de proposer des contrats au plus près des besoins des familles et l’accessibilité).
La fréquentation se présente sous 3 angles (que vous pouvez ajuster selon votre pertinence), sous la forme de votre choix (tableaux, graphiques, etc.) avec une analyse écrite :
- L’analyse quantitative
- Nombre d’enfants inscrits sur l’année
- Nombre d’enfants accueillis par mois
- Nombre d’enfants accueillis par tranche d’âge
- Répartition des enfants selon leur lieu d’habitation
- Nombre de familles ayant bénéficié d’un accueil dans l’année
- Nombre d’enfants en liste d’attente
- Analyse de la fréquentation sur une semaine type
- Taux de fréquentation annuel
- Répartition et typologie des contrats d’accueil (nombre de jours et amplitude contractualisés)
- Nombre d’heures facturées et réalisées (c’est à cet endroit que vous devez justifier votre taux de facturation)
- La typologie du public accueilli
- Composition de la famille
- Nombre de familles monoparentales
- Nombre de parents en recherche d’emploi
- Nombre de familles envoyées ou suivies par un partenaire social
- Profil socio-culturel des familles
- Accueil spécifique : handicap, horaire atypique, décalé, des fratries, du personnel…
- Analyse entre l’offre d’accueil et la demande des parents et éventuellement la modification des besoins prévus par rapport à la réalité d’accueil
- L’analyse qualitative
- Actions mises en place avec les résultats attendus et obtenus
- Les difficultés rencontrées
- Les améliorations
Le personnel
Même si le mouvements de personnel sont déclarés à la PMI, la CAF ou vos administrateurs souhaiteront connaître la composition de votre équipe (un organigramme a l’avantage d’être graphiquement plus compréhensible).
Ici, c’est le meilleur endroit pour valoriser votre équipe (en terme de stabilité, de formations, etc.) et/ou les choix de qualité d’encadrement du gestionnaire (taux d’encadrement et qualifications, par exemple).
L’équipe
- Composition de l’équipe avec les diplômes, qualifications et types de contrat
- Mouvement du personnel : absentéisme, turnover, gestion des congés et des arrêts…
- Stagiaires et apprentis
La formation
- Plan de formation, type, thème
- Valorisation des formations internes
- Formation obligatoires
Le fonctionnement
Cette rubrique décrit le quotidien vécu par les usagers et l’équipe d’encadrement sur l’année passée :
- Les relations avec les familles : de l’accueil à la mobilisation des parents (période d’adaptation/familiarisation, transmissions,réunions, participations aux sorties/fêtes, action de soutien à la parentalité…)
- Le travail d’équipe : la fréquence et le type de réunions
- Les activités proposées aux enfants : régulières ou ponctuelles, dans la structure comme à l’extérieur.
Pensez à valoriser la qualité mise en place au quotidien tout comme les projets spécifiques. Ils démontrent l’effort et l’implication de l’ensemble de l’équipe.
Le partenariat et la communication
Vous avez tissé des liens dans votre environnement, votre réseau ? Décrivez içi le travail collaboratif (quel type de travail, de partenariat, de projets / et avec quel bilan) réalisé avec :
- Vos partenaires internes : avec les autres structures (EAJE) ou services (RAM, médiathèque, piscine..) de votre gestionnaire.
- Vos partenaires externes : avec les associations, les écoles, les partenaires institutionnels (PMI, CAF…)
Les outils de communication que vous avez développé au sujet de votre structure peuvent également illustrer votre rapport d’activité, comme par exemple : un site internet, une plaquette d’informations, des flyers, un livret d’accueil, des journées portes-ouvertes, des enquêtes de satisfaction, des conseils de crèche…)
La conclusion
Votre rapport se conclut en :
- Faisant le point sur vos projets :
- Les projets réalisés (prévus ou non) : en listant les objectifs et en livrant un bilan des réalisations
- Les projets futurs : avec les objectifs et les moyens qui seront mis à disposition pour leur mise en œuvre
- Analysant les points forts et les axes d’amélioration de votre activité
Quelques conseils
- Prenez des notes dans un cahier, tableau ou autre support tout au long de l’année pour ne rien oublier des faits marquants de votre année et réussir à mobiliser facilement votre mémoire
- Utiliser les fonctionnalités de votre logiciel (exporter des graphiques, traiter des statistiques filtrées…)
- Vous avez le droit d’être créatif dans la forme que prendra votre rapport : conventionnel, diaporama, avec des photos, vidéos, collage, etc…
- Réfléchissez à lui donner un fil conducteur en rapport avec les objectifs que vous poursuivez (par exemple, démontrez le besoin d’augmenter votre agrément en mettant en lumière votre liste d’attente ou encore éclairez des indicateurs liés aux accueils spécifiques ou innovants pour que votre référent CAF vous propose de répondre à un appel à projets…)
- Gardez toujours en tête que le principal but de ce rapport est de refléter la vie de la structure que vous dirigez et profitez-en pour en faire un outil de valorisation interne et externe !