Pour des réunions plus efficaces en crèche

Les réunions sont des temps fondamentaux dans la vie d’une équipe de crèche.

En structure d’accueil du jeune enfant, organiser des réunions peut relever parfois du casse-tête amenant à des organisations diverses et variées : de la réunion informelle (sur des temps de pause, dans le couloir, etc.) à la réunion institutionnelle, chaque équipe s’adapte aux contraintes :

• Accueil en continu des enfants
• Équipe jamais au complet sur tous les jours de la semaine
• Droit du travail qui impose un temps de repos entre 2 journées de travail et interdit plus de 2 coupés
• Financement d’heures supplémentaires
• Improductivité des réunions
• Conciliation vie professionnelle / personnelle
• Etc…

Alors, pour répondre aux contraintes et également s’adapter à l’équipe (taille, organisation interne, etc.), les réunions entremêlent des fonctionnements avec :

Quelle que soit la forme choisie, elles ont toutes besoin d’efficience (obtenir le maximum de résultats avec le minimum de moyens, de coûts, d’effort ou d’énergie). Pour cela, quelques techniques détournées de la PNL (Programmation Neuro Linguistique) sont utilisables facilement.

Donner le sentiment à chacun de tirer bénéfice du temps consacré au groupe permettra de réussir à avoir des participants actifs, attentifs, intéressés qui mettent au service de la réunion leurs énergie, capacités, compétences, idées.

Programmer la réunion

Le moment influe sur l’efficience des réunions : les réunions du soir (pour avoir l’ensemble de l’équipe) demandent un effort supplémentaire pour des professionnelles qui ont leur journée de travail derrière elles, surtout lorsqu’elles sont d’ouverture. Cela est un problème qui parait insoluble, sauf qu’il existe des structures qui s’organisent différemment grâce à une réelle volonté politique (impliquant forcément un manque à gagner réel mais assumé). Par exemple, dans le sud ouest de la France, une crèche municipale n’ouvre qu’à 10 heures au parents pour permettre à l’équipe de faire leurs réunions sur des temps propices.

La priorisation dans l’ordre du jour en dit également long aux équipes : bien souvent, les réunions commencent par de la transmission d’informations puis se poursuit sur des échanges autour de la pédagogie ou de l’organisation. En commençant de la sorte, on induit (alors que cela n’est pas forcément le choix conscient que l’on ferait), que les informations diverses sont prioritaires et que la réflexion sur les pratiques vient après et souvent on se retrouve à y accorder moins de temps que prévu ou que nécessaire. Que semons-nous alors inconsciemment ?

Maintenir la motivation et la participation après une journée de travail, et après un flot d’informations devient alors plus difficile. Il pourrait être opportun de définir son ordre du jour en hiérarchisant l’importance. Et se garder un petit temps pour la descente d’informations, voire les mettre par écrit si le temps ne l’a pas permis.

Préparer la réunion

Il s’agit là de prendre du temps au début, pour en gagner ensuite en : 

• Se fixant des objectifs concrets, réalistes, évidents, formulés par des verbes d’action, qui mettent déjà cérébralement en mouvement.
• Posant le cadre et les limites. Ce qui permet, avant même de commencer, d’éviter les quiproquos, d’anticiper les objections et de rendre plus clair notre exposé.
• Se préparant mentalement : d’imaginer comment la réunion va bien se passer, en se sentant dans un état optimum de ressources. Effectivement, en nous persuadant de la façon dont vont se passer les choses, nous influençons notre cerveau à créer les conditions qui satisferont nos attentes…Alors, autant en attendre du positif !

Conduire la réunion

Dès le début de la réunion, il est important de poser le cadre de celle-ci :

• Son contenu
• Le temps imparti
• Le fonctionnement
• La direction

Pour mobiliser les professionnels, mais surtout aider le fonctionnement neuronal, l’objectif sera plus facilement accessible

• En présentant :
  • L’état présent
  • L’état souhaité (qui est l’objectif)

• Et en s’assurant :
  • De l’écologie (qui respecte les valeurs de chaque personne)
  • Du cadre commun (qui convient à l’ensemble du groupe)

Lorsqu’un objectif est décomposable en parties ou en étapes, la réunion peut s’organiser dans un cheminement d’objectifs intermédiaires. Dans ce cas, la validation de chacun d’eux passe par :

• Reformuler la décision prise
• S’assurer de l’accord de la majorité
• Rappeler l’objectif principal
• Introduire l’étape suivante

Si besoin, il est important de savoir s’adapter, de changer l’objectif lorsque l’on sent une difficulté d’adhésion voire une opposition. Interpeller franchement le groupe pour identifier ce qui les préoccupe et empêche d’atteindre ensemble l’objectif.

Conclure la réunion

La conclusion de la réunion permet de faire la synthèse de ce temps d’échanges et de réflexion en commun avec un temps de feedback mutuel.

Cette synthèse peut mettre :

• Au crédit : les différentes positions exprimées, les points d’accord et les décisions prises
• Au débit : le constat des écarts entre le prévu et le réalisé ainsi que les désaccords non résolus

Pour que les engagements pris puissent devenir réalité, il est important là encore de poser le cadre :

• La répartition des tâches ou des responsabilités
• Les délais de réalisation
• Les moyens / ressources à mobiliser
• Le suivi
• L’évaluation ou l’auto-évaluation

Pour finir, il est encourageant et mobilisant de se remercier du chemin parcouru ensemble, quel qu’il soit. Même dans le cas où l’objectif de la réunion n’est pas atteint, ce qui a pu s’y dire et s’y vivre fait toujours avancer une équipe. En cela, le groupe peut s’en féliciter.

Des facilitateurs existent :

• Des clés de communication efficace qui apporteront encore plus de résultats sur la conduite de réunion.
• Des jeux collaboratifs
• L’intelligence collective où 1+1=3 : “le tout étant supérieur à la somme des parties”

L’intelligence collective est l’intelligence des équipes de travail. Sur fond de confiance, de bienveillance et d’égalité entre les membres, les interactions amènent à une résonance qui créent des idées qui vont plus loin que si elles sont accolées. C’est le principe de la mayonnaise où chaque ingrédient est indispensable. Mais il ne suffit pas de les mettre dans le même bol. Il y a besoin d’une certaine émulsion pour que cela se transforme en mayonnaise.

Sylviane Giampino, dans son rapport (p 164), préconise d’ailleurs d’ “intégrer à la formation des encadrants l’apprentissage d’un mode de direction participatif, d’intelligence collective, permettant la conception et la mise en œuvre d’un projet d’accueil cohérent, vivant, ouvert et de partenariats locaux”.

Les structures financées par la CAF au titre de la PSU bénéficient automatiquement de 6 h de concertation par place et par an (au titre du Droit B de la PSU).